Document & Process Management Organize and archive project documents, including contracts, quotations, BOQ, technical specifications, acceptance forms, change orders, and related project documents. Assist in preparing tender documents, purchasing requests, and purchase orders. Maintain project tracking documents, including supplier lists, quotation comparison tables, payment progress, and material delivery records. Prepare meeting minutes and follow up on action items with related parties. Handle invoice filing, reimbursement documents, and cross-departmental administrative coordination. Procurement Support Assist in supplier screening and information collection, including supplier qualifications, samples, and quotations. Follow up on RFQ feedback, quotations, and sample submissions. Track material delivery schedules and coordinate arrivals through phone, email, and WhatsApp. Maintain and update the supplier database. Engineering & Project Coordination Coordinate appointments and document exchange between suppliers, contractors, and internal teams. Receive, organize, and follow up on project progress and issue lists submitted by Project Managers. Assist in preparing acceptance documentation, including material entry forms and quality records. Support the Business Development team in conducting site surveys for potential projects. Assist in evaluating project feasibility from an engineering perspective, including building structure, MEP, fire protection, space utilization, and renovation difficulty. Support the preparation of preliminary project survey and feasibility reports. Prepare basic CAD layout drawings, room type layouts, and renovation scheme diagrams based on site conditions. Assist in preliminary estimation of renovation quantities and key cost items. Support project coordination, on-site follow-up, and quality acceptance after project establishment. Administration & Translation Translate routine documents and emails between Indonesian and English. Support business email drafting, document preparation, and internal coordination.

Memastikan AR invoicing dibuat akurat dan tepat waktu Memastikan dokumen tagihan sesuai dan lengkap Menyiapkan laporan AR berkala untuk manajemen perusahaan Menyelesaikan masalah penagihan dari sisi internal dan eksternal Memastikan pekerjaan tim berjalan lancar

Menyusun dan menyajikan laporan keuangan bulanan, kuartalan, dan tahunan yang akurat dan tepat waktu (Laporan Laba Rugi, Neraca, Arus Kas); Mengawasi anggaran dan menganalisis untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur akuntansi; Merealisasikan bank dan akun buku besar; Menyokong audit internal dan eksternal; Memberikan dukungan akuntansi dan keuangan kepada departemen lain di perusahaan; Membantu dalam membuat proyeksi keuangan dan analisis tren; Bertanggung jawab atas perpajakan perusahaan (PPh 21, PPh 23, PPh Final, PPN), termasuk perhitungan, pembayaran, dan pelaporan bulanan/tahunan.

As a Warehouse Manager at HGI, you will lead end-to-end warehouse operations, ensuring inventory accuracy, efficient distribution, and on-time order fulfilment. You will manage and develop the warehouse team, drive operational excellence, and maintain a safe, organized, and scalable warehouse environment to achieve company’s goals.

Menjaga keamanan dan ketertiban area kerja Melakukan pemeriksaan keluar-masuk orang dan kendaraan Melakukan patroli rutin Menangani dan melaporkan kejadian keamanan Menegakkan peraturan dan prosedur keamanan perusahaan Memberikan pelayanan dan informasi kepada tamu/karyawan

Job Summary : Bertanggung jawab menjaga keamanan dan ketertiban area Central Kitchen, gudang, aset perusahaan, karyawan, tamu, serta memastikan seluruh aktivitas keluar-masuk barang dan kendaraan berjalan sesuai prosedur keamanan perusahaan. Fokus utama pada kontrol akses, patroli area, pencegahan kehilangan, dan penanganan situasi darurat. Job Description : Melakukan pemeriksaan dan pengawasan akses keluar-masuk karyawan, tamu, vendor, dan kendaraan operasional. Memastikan seluruh tamu dan vendor melakukan registrasi sesuai prosedur perusahaan. Melakukan patroli rutin pada area Central Kitchen, gudang, area loading, parkir, dan perimeter gedung. Mengawasi aktivitas bongkar muat barang serta memastikan dokumen pendukung sesuai dengan barang yang keluar atau masuk. Melakukan monitoring CCTV dan segera melaporkan aktivitas mencurigakan kepada atasan. Mencegah dan menangani tindakan pencurian, kehilangan aset, vandalisme, maupun pelanggaran tata tertib perusahaan. Memastikan seluruh pintu akses, pagar, dan area penyimpanan dalam kondisi aman. Membuat laporan harian, laporan kejadian, dan dokumentasi aktivitas keamanan secara akurat. Membantu pelaksanaan prosedur tanggap darurat seperti kebakaran, kecelakaan kerja, evakuasi, atau kondisi darurat lainnya. Berkoordinasi dengan pihak internal maupun eksternal terkait keamanan dan keselamatan kerja.

Melakukan stock opname harian untuk memastikan keakuratan data inventaris fisik sesuai sistem. Membantu menghitung dan mengecek stok barang jadi (finished product) secara berkala serta melakukan serah terima produk. Membuat laporan harian (daily report), mingguan, atau bulanan terkait aktivitas keluar-masuk barang di gudang. Menangani laporan stok minyak harian/bulanan serta pengambilan barang dinas luar lapangan. Melakukan sounding tangki minyak secara berkala. Melakukan dinas luar pabrik saat diperlukan untuk mengawasi pembongkaran bahan baku. Menyiapkan material yang dipesan oleh setiap divisi dan kontraktor proyek. Merapikan dan menyusun material yang ada di gudang agar tertata secara sistematis.

Responsibility about filing and checking document Can do administration job